Access – это современная прикладная программа Windows,
позволяющая использовать все возможности DDE
(Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и
OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внесение
объектов.
00:10
DDE позволяет обеспечивать обмен данными между MS
Access и любым приложением от Windows. OLE также способен
как устанавливать связь с объектами других прикладных
программ, так и внедрять определённый объект в БД Access.
Примером таких объектов могут быть электронные таблицы,
диаграммы, рисунки, или документы из других приложений
Windows.
00:13
Access способен работать с огромным количеством
различных форматов данных. При этом, импорт/экспорт
данных производится из электронных таблиц и текстовых
файлов. Система способна заниматься непосредственной
обработкой файлов FoxPro, Paradox, dBase III, dBase IV, и т.д.
00:19
Функции и режимы работы
Access
00:26
Access обладает такими важными функциями, как:
1. Определение данных, то есть анализ структуры, типа
и установление связей.
2. Обработка данных, которая включает поиск, сортировку,
фильтрацию, вычисление. Также эта функция объединяет
данные с иной информацией, связанной с ними.
3. Управление данными. Необходимо только прописать
разрешение на использование информации (кому именно
разрешено). Помимо перечисленного эта функция поможет
определить правила совместного пользования данных.
00:29
Существует 3 режима работы базы данных Access:
1. Режим запуска, который позволяет осуществлять сжатие
и восстановление базы данных без необходимости в её
открытии.
2. Режим конструктора, где есть возможности для создания
и модификации структуры таблиц и запросов, создания форм
для отображения и редактирования данных и подготовки
отчётов перед печатью.
3. Режим выполнения, где в главном окне выводятся окна
объектов баз данных.
00:36
Элементы базы данных
Access
00:42
Таблицы
Панель «Таблицы» открывает для редактирования таблицы. Распределение
информации происходит по строкам и столбцам. Это обеспечивает
значительное упрощение процесса импорта электронной формы в таблицу
базы данных. Отличие всего одно – информация структурирована.
Строки называются записями. Они состоят из информационных блоков.
Каждая из записей состоит из одного поля. Поля располагаются в соответствии
со столбцами. В них могут быть расположены конкретные виды данных
(цифровые, текстовые, и т.п.).
Описание записей и полей таблицы базы данных Access производится при
помощи визуализации стандартного стиля каталога карточек библиотеки. Каждая
из карточек соответствует записи в базе данных. Определённый информационный
фрагмент на отдельно взятой карточке соответствует полю в базе данных.
00:49
Формы
Применение форм для объектов базы данных Access направлено
на создание интерфейса пользователя, в который можно заносить
и редактировать информацию. Обычно формы состоят из кнопок с
командами и иными функциями управления, которые используются
для реализации того или иного функционала. При их отсутствии
можно собрать БД путём редактирования имеющейся информации
в таблицах Access. Таким образом, большинство пользователей
используют формы с целью просмотра, ввода и корректировки сведений
в таблицах. Командные кнопки позволяют:
- задать данные для конечного отображения в форме;
- открыть другие формы и отчёты;
- выполнить другие задачи, например, работать с «Формой клиента».
Формы базы данных Access позволяют обеспечить контроль
взаимодействия пользователей с данными. Например, есть возможность
создать форму, которая отображает определённые поля и выполняет конкретное
число операций. Это, в свою очередь, даёт гарантию защиты и правильность при
вводе данных.
00:55
Отчеты
Такая кнопка предназначается для форматирования, сведений
и представления информации. В большинстве случаев в отчёте
представлен ответ на заданный вопрос пользователя. Отчёты
необходимо форматировать для отображения информации в
максимально читабельном виде. Пользователь имеет право
формировать отчёт в удобное время, в котором будет представлена
действующая информация базы данных. В основном отчёты
форматируют для конечной печати, представления на экране,
экспорта в определённые программы или размещения в сообщении
электронного вида.
01:00
Запросы
Запросы в базе данных Access необходимы для реализации
многих функций. Главная опция – это поиск информации в той
или иной таблице. Если необходимые сведения располагаются
в разных таблицах, их можно просмотреть в одной (при помощи
запроса). Запросы могут позволить пользователю производить
фильтрацию данных путём определения критериев поиска для
отображения только нужных сведений.
С помощью функции «обновляемых» запросов можно заниматься
редактированием данных, найденных в основных таблицах.
При этом правки появляются как в таблице запроса, так и в
основных таблицах.
01:06
Макросы
Это аналог упрощённого языка программирования. При
помощи макросов можно повысить уровень функциональности
базы данных. Например, если добавить макрос к командной
кнопке, он сможет запускаться при каждом нажатии на данную
кнопку. Макросы состоят из команд, по средствам которых
можно решить конкретно поставленную задачу: открыть отчёты,
выполнить запросы, закрыть базы данных и т.д.
Макросы дают возможность для автоматизации многих
операционных процессов, которые ранее выполнялись в
ручном режиме. Такая функция может существенно сэкономить
время при работе с программой.
01:11
Модули
Элементы в таком виде предназначены для того, чтобы повысить
уровень функциональности баз данных. Создание модулей происходит
на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют
собой набор инструкций, описаний, процедур. Есть стандартные элементы
и модули класса.
В последнем случае у них имеется не только связь с конкретными
формами или отчётами, но и содержание процедур по работе с ними.
У стандартных модулей имеются общие процедуры, несвязанные с
определёнными объектами. Список стандартных модулей представлен
в перечне «Модули в области навигации».
01:19
Типы данных в
Microsoft Access
01:26
Текстовый. Может быть использован для хранения
стандартного текста с ограничением 255 символов
в размере. Текст или числа не предназначаются для
расчётов.
Числовой. Используют для хранения действительных
чисел. Здесь есть огромное число подтипов, выбор
которых определяет точность вычислений.
Поле Мемо – специальный тип данных,
предназначенный для хранения текстов объёмом
до 65 535 символов. В поле хранится именно указатель
на место базы данных, где хранится непосредственно текст.
Поле данного типа не может быть ключевым или
проиндексированным. Предусмотрены длинный текст или
комбинация текста и числовых значений.
01:29
Дата/время. Предназначен для хранения дат календаря и
настоящего времени в специальном фиксированном формате.
Денежный. Необходим для хранения денежных сумм.
В него включены денежные значения и числовые сведения,
используемые при математических расчётах.
Счётчик, в форме специального типа данных для оригинальных
натуральных чисел, неповторяющихся в поле и обладающих
автоматическим наращиванием. Функция заключается в
порядковой нумерации записей.
Логический. Нужен для хранения логических данные и полей,
которые содержат одно из 2-х возможных значений (могут
принимать только 2 значения, например: «Да» или «Нет»).
01:32
Гиперссылка в форме специального поля, в котором хранятся
адреса URL web-данных в сети интернет. При нажатии на ссылку,
в автоматическом режиме запустится браузер и будет
воспроизведён объект в его окне.
Мастер подстановок. Не представляет собой специальный тип
данных. Можно автоматизировать настройки таким образом,
чтобы не вводить информацию в ручном режиме. Сведения в
таком случае можно выбрать из раскрывающегося списка.
Поле объекта OLE предназначается для включения изображения,
звукозаписи и других типов данных. Такое поле не является
ключевым или проиндексированным.
